Les règles d'audit dans HBcontrol
Ce que l'auditeur voit et doit faire quand des règles d'audit s'appliquent à un audit visuel : carte « Exigences de l'audit », écran de détail par catégorie, contrôle au bouton « Suivant », modales « Audit incomplet » bloquantes ou d'avertissement, photo et commentaire obligatoires sur les non-conformités, durée minimale et synchronisation des règles.
Introduction
Les règles d'audit définies dans le portail web (voir Comprendre et gérer les règles d'audit) descendent dans HBcontrol à la synchronisation. Pendant un audit visuel, l'application mesure en continu ce qui reste à faire et intervient à deux moments : à l'enregistrement d'une non-conformité, et au moment de quitter la liste des locaux. Cet article décrit ces écrans; le déroulement général de l'audit est dans Réaliser un audit visuel.
Les règles concernent uniquement l'audit visuel. Un audit technique n'affiche pas d'exigences : il suit les champs requis de son formulaire.
Recevoir les règles
Les règles sont téléchargées avec les clients, immeubles et locaux lors de la synchronisation (icône de synchronisation de l'écran Clients, ou automatiquement au retour de la connexion). L'entête indique « Dernière synchronisation il y a … ». Elles restent ensuite en mémoire, hors ligne compris, jusqu'à la synchronisation suivante.
Une règle créée, modifiée ou désactivée dans le portail ne s'applique sur votre téléphone qu'après une synchronisation réussie. Synchronisez avant de commencer un audit quand votre gestionnaire annonce un changement de règles.
Pour un audit donné, l'application ne retient que les règles actives, dont la période couvre la date de début de l'audit, et dont la portée inclut le client ou l'immeuble audité.
La carte « Exigences de l'audit »
Dès qu'au moins une règle s'applique, la carte « Exigences de l'audit » remplace la carte de progression habituelle en haut de la liste des locaux. Elle affiche un anneau de progression, une barre avec un segment par exigence (coloré selon son état) et un sous-titre qui va à l'essentiel :
- « n bloquante(s) à traiter » : des exigences bloquantes ne sont pas satisfaites;
- « n avertissement(s) à traiter » : seules des exigences en avertissement restent;
- « Toutes les exigences sont satisfaites » (ou « … applicables … » si certaines ne s'appliquent pas à cet audit).
Appuyez sur la carte pour ouvrir l'écran de détail. La carte disparaît une fois l'audit synchronisé.
L'écran « Exigences de l'audit »
L'écran résume d'abord l'état global (« n exigences sur m satisfaites », puis le compte des bloquantes, des avertissements et des non applicables) et affiche, s'il y a lieu, le bandeau rouge « n exigence(s) bloquante(s) empêche(nt) de finaliser l'audit ». Trois filtres suivent : « À faire » (sélectionné par défaut), « Satisfaites » et « Toutes », puis une légende : « Bloquante — empêche de finaliser » et « Avertissement — signalé, l'audit reste possible ».
Les exigences sont regroupées par catégorie, chacune avec son compteur « satisfaites / total » (toujours calculé sur toute la catégorie, même sous filtre) :
| Catégorie | Exigences | Indication de reste |
|---|---|---|
| « Locaux » | « Minimum par audit » : locaux inspectés / locaux requis. | « encore n locaux » |
| « Profils requis » | Une ligne par profil (Toilettes, Bureaux…) : locaux inspectés de ce profil / requis. | « encore n locaux », « n dispo / m requis » ou « n locaux à recenser » |
| « Étages » | « Étages distincts » : étages couverts / requis. | « encore n étages » |
| « Non-conformités » | « Photo obligatoire » et « Commentaire obligatoire » : non-conformités conformes / total. | « encore n photos », « encore n commentaires » |
| « Durée » | « Durée minimale » : minutes écoulées / minutes requises. | « encore n min » |
Chaque ligne porte une puce d'état : « Bloquante » (rouge), « Avertissement » (ambre), « Satisfaite » (verte) ou « Non applicable » (grise, par exemple « aucune non-conformité enregistrée » pour la photo obligatoire quand l'audit n'a relevé aucune non-conformité).
Cet écran est en lecture seule : le bouton « Retour » ramène à la liste des locaux, où les actions correctives se font (ajouter des locaux, compléter des non-conformités).
Au moment de quitter la liste des locaux
Le contrôle se fait en appuyant sur « Suivant » au bas de la liste des locaux, avant les commentaires et la signature. Trois cas :
- Tout est satisfait : l'application passe à l'écran des commentaires.
- Au moins une exigence bloquante manque : la modale « Audit incomplet » s'affiche avec « n exigence(s) bloquante(s) empêche(nt) de finaliser. », les deux premières exigences en cause (et « + n autres non listées » au besoin), puis « Voir les détails » (ouvre l'écran des exigences) ou « J'ai compris » (ferme la modale). Impossible de continuer tant que les exigences bloquantes ne sont pas remplies. Les avertissements ne sont pas montrés tant qu'il reste un bloquant.
- Seuls des avertissements manquent : la modale « Audit incomplet » indique « n exigence(s) n'est/ne sont pas remplie(s). » et propose « Voir les détails » ou « Continuer », qui mène aux commentaires malgré tout.
Aucune vérification supplémentaire n'a lieu à la signature ni à la synchronisation. Si vous revenez en arrière après avoir franchi un avertissement, le contrôle se refera au prochain appui sur « Suivant ».
Photo ou commentaire obligatoire sur une non-conformité
Quand une règle « Photo obligatoire » ou « Commentaire obligatoire » s'applique, l'application vérifie chaque non-conformité au moment où vous appuyez sur « Suivant » dans l'écran d'ajout ou de modification :
- règle bloquante : modale « Exigence non respectée » (« Une photo est requise pour chaque non-conformité. » ou « Un commentaire est requis pour chaque non-conformité. ») avec le seul bouton « J'ai compris »; la non-conformité n'est pas enregistrée tant que l'élément manque;
- règle en avertissement : même modale, puis « Souhaitez-vous continuer malgré tout? » avec « Annuler » ou « Continuer » (enregistre la non-conformité telle quelle; l'exigence restera « à traiter » dans la carte).
Un commentaire composé uniquement d'espaces compte comme vide.
Durée minimale
Le chronomètre démarre à l'ouverture de l'écran « Informations sur l'audit » et la durée est comparée au seuil au moment du contrôle (appui sur « Suivant »), en minutes entières : 29 min 59 s vaut 29 minutes. L'exigence « Durée minimale » indique « encore n min » tant que le seuil n'est pas atteint.