Créer un formulaire de demande de service Service+

Connectez-vous au portail HBscan Web. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur l'icône Modèles de formulaires (icône graphique bleue). Vous pouvez aussi accéder directement à la page : app.hbscan.ca/data/hbscan/form-templates.

La page affiche en haut une barre d'outils avec :

• un sélecteur Langue — filtre la liste des formulaires par langue d'affichage ;

• un sélecteur Immeuble — choisit l'immeuble dont vous voulez gérer les formulaires ;

• un bouton + (ajouter) à droite — ouvre la modale de création.

  La barre latérale gauche affiche la liste des Types de formulaires : Demande de service et Accident de travail. La liste centrale montre tous les formulaires du type sélectionné pour l'immeuble courant.

  

Cliquez sur l'icône + en haut à droite de la barre d'outils. La modale « Créer un formulaire » s'ouvre avec les champs suivants :

• Nom du formulaire* — libellé du formulaire (ex. « Demande de service », « Plainte conciergerie »). Ce nom apparaît dans la liste centrale.

• Description — texte libre pour décrire l'usage du formulaire (optionnel).

• Type de formulaire* — choisissez Demande de service pour les formulaires liés au QR code des écrans Service+, ou Accident de travail selon le besoin.

• Langue* — Français ou English. Préparez un formulaire par langue : un occupant qui scanne le QR code obtient automatiquement la version qui correspond à la langue de son appareil (avec repli sur le français).

• Immeubles* — un ou plusieurs immeubles auxquels le formulaire sera associé. Le sélecteur apparaît dynamiquement selon le type choisi (Immeubles pour Demande de service, Groupes d'immeubles pour Accident de travail).

• Courriels — adresses courriel qui recevront une notification à chaque soumission. Saisissez une adresse, appuyez sur Entrée, recommencez pour chaque destinataire.

• Transformer en ticket — case à cocher : si activée, chaque soumission crée automatiquement un ticket dans le module de gestion des tickets.

  

  Cliquez sur « Créer ». Vous êtes redirigé immédiatement vers l'éditeur de formulaire (étape 3). Le formulaire est créé inactif par défaut sur tous les immeubles associés — il faudra l'activer manuellement (étape 7).

L'éditeur s'ouvre sur deux zones empilées verticalement :

• En haut : le bandeau d'informations générales — Nom, Description, Langue (en lecture seule), Immeubles associés (avec interrupteur d'activation par immeuble) et Courriels.

• En bas : la barre d'outils des types de champs, suivie du canevas où s'empilent les champs ajoutés. Le canevas est paginable : utilisez les flèches en bas pour naviguer entre les pages.

  

  En bas à droite de la barre d'outils, deux icônes permettent de gérer les modifications :

• Restaurer (icône horloge) — restaure le formulaire à son dernier état sauvegardé.

• Enregistrer (icône disquette) — pousse les changements vers le serveur ValkarTech.

La barre d'outils propose 9 types de champs que vous ajoutez en cliquant sur leur icône. Le champ apparaît au bas de la page courante et la modale « Modifier un champs » s'ouvre automatiquement pour le configurer.

Cliquez sur un champ déjà placé pour rouvrir la modale « Modifier un champs ». Les options affichées dépendent du type :

Tous les champs (sauf Texte d'affichage)

• Libellé* — texte affiché au-dessus du champ pour l'occupant. Court, explicite (ex. « Numéro du local », « Décrivez le problème »).

• Requis — si coché, l'occupant ne pourra pas soumettre le formulaire sans remplir ce champ.

  

Champ Liste — options supplémentaires

• Valeurs possibles — saisissez chaque option, appuyez sur Entrée pour la valider. Les options s'affichent sous forme de chips (ex. « Option 1 », « Option 2 »). Cliquez sur la croix d'une chip pour la retirer.

• Valeurs multiples — si coché, l'occupant peut sélectionner plusieurs options (cases à cocher au lieu d'un menu déroulant).

  

Champ Image — option supplémentaire

• Autoriser les fichiers — si coché, l'occupant peut joindre une photo depuis sa galerie ou prendre une photo en direct. Limite : 5 photos par champ.

  Cliquez sur « Modifier » pour valider. Le champ est mis à jour sur le canevas.

Pages

Pour les formulaires longs, utilisez la pagination :

• Ajouter une page (bouton bleu en bas à droite) — crée une nouvelle page vide. Naviguez entre les pages avec les flèches ‹ et › de chaque côté du numéro courant.
• Effacer la page (bouton rouge en bas à gauche) — supprime la page courante et tous ses champs. Une page seule (la page 1) ne peut pas être supprimée.

Courriels destinataires

Le champ Courriels dans le bandeau d'en-tête fonctionne comme dans la modale de création : saisissez une adresse, appuyez sur Entrée. Toutes les soumissions du formulaire sont envoyées à cette liste.

Immeubles associés

Le champ Immeubles affiche un sélecteur déroulant. Chaque immeuble associé apparaît sous forme de chip sous le sélecteur, avec un interrupteur individuel pour activer/désactiver le formulaire sur cet immeuble précis.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer (icône disquette en bas à droite de la barre d'outils) pour appliquer les changements.

Vous pouvez activer/désactiver un formulaire sans ouvrir l'éditeur depuis la liste centrale (étape 1) :

• L'interrupteur bleu à droite de chaque ligne bascule le statut uniquement pour l'immeuble actuellement sélectionné dans le menu déroulant en haut.
• L'icône corbeille rouge supprime le formulaire. Une confirmation s'affiche : la suppression retire le formulaire de tous les immeubles associés, dans toutes les langues du même groupe.

Pour la première utilisation, vérifiez l'expérience occupant en scannant le QR code de l'écran Service+ avec votre propre téléphone une fois le formulaire activé : assurez-vous que les champs apparaissent dans le bon ordre, les libellés sont clairs et la soumission fonctionne.