Créer un formulaire de demande de service Service+

Connectez-vous au portail HBscan Web. Dans la barre latérale, ouvrez Écrans Service+ › Demandes de service, puis l'onglet Formulaires. Vous pouvez aussi accéder directement à la page : app2.hbscan.ca/service-plus/requests/forms.

La page affiche en haut une barre d'outils avec :

• un sélecteur Langue : filtre la liste des formulaires par langue d'affichage ;

• un sélecteur Immeuble : choisit l'immeuble dont vous voulez gérer les formulaires ;

• un bouton + (ajouter) à droite : ouvre la modale de création.

  La liste en dessous montre les formulaires de demande de service associés à l'immeuble sélectionné. Les formulaires d'accident de travail n'y figurent pas : ils ont leur propre page, sous Temps & mouvement › Accidents de travail, onglet Formulaires.

  

Cliquez sur l'icône + en haut à droite de la barre d'outils. La modale « Créer un formulaire » s'ouvre avec les champs suivants :

• Nom du formulaire* : libellé du formulaire (ex. « Demande de service », « Plainte conciergerie »). Ce nom apparaît dans la liste des formulaires.

• Description : texte libre pour décrire l'usage du formulaire (optionnel).

• Immeubles* : un ou plusieurs immeubles auxquels le formulaire sera associé.

• Courriels : adresses courriel qui recevront une notification à chaque soumission. Saisissez une adresse, appuyez sur Entrée, recommencez pour chaque destinataire.

• Transformer en ticket : case à cocher; si activée, chaque soumission crée automatiquement un ticket dans le module de gestion des tickets.

  La fenêtre n'a ni champ de type ni champ de langue : un formulaire créé depuis cet onglet est toujours de type Demande de service, et la création ajoute d'un coup une version française et une version anglaise, avec le même nom et les mêmes champs.

  

  Cliquez sur « Créer ». La fenêtre se ferme et les deux versions apparaissent dans la liste, chacune avec son drapeau. Elles sont créées inactives sur tous les immeubles associés; il faudra les activer manuellement (étape 7). Cliquez sur une version pour ouvrir l'éditeur de formulaire (étape 3), puis traduisez les libellés de la version anglaise.

L'éditeur s'ouvre sur deux zones empilées verticalement :

• En haut : le bandeau d'informations générales, qui regroupe Nom, Description, Langue (en lecture seule), Immeubles associés (avec interrupteur d'activation par immeuble) et Courriels.

• En bas : la barre d'outils des types de champs, suivie du canevas où s'empilent les champs ajoutés. Le canevas est paginable : utilisez les flèches en bas pour naviguer entre les pages.

  

  En bas à droite de la barre d'outils, deux icônes permettent de gérer les modifications :

• Restaurer (icône horloge) : restaure le formulaire à son dernier état sauvegardé.

• Enregistrer (icône disquette) : pousse les changements vers le serveur ValkarTech.

La barre d'outils propose 9 types de champs que vous ajoutez en cliquant sur leur icône. Le champ apparaît au bas de la page courante et la modale « Modifier un champs » s'ouvre automatiquement pour le configurer.

Survolez un champ déjà placé : deux icônes paraissent à sa droite, la corbeille rouge qui le supprime et la clé qui ouvre la modale « Modifier un champs ». Les options affichées dépendent du type :

Tous les champs (sauf Texte d'affichage)

• Libellé* : texte affiché au-dessus du champ pour l'occupant. Court, explicite (ex. « Numéro du local », « Décrivez le problème »).

• Requis : si coché, l'occupant ne pourra pas soumettre le formulaire sans remplir ce champ.

  

Champ Liste : options supplémentaires

• Valeurs possibles : une ligne par option. « Ajouter une valeur » ajoute une ligne, la corbeille à droite d'une ligne la retire.

• Valeurs multiples : si coché, l'occupant peut sélectionner plusieurs options (cases à cocher au lieu d'un menu déroulant).

  

Champ Image : option supplémentaire

• Autoriser les fichiers : si coché, l'occupant peut joindre une photo depuis sa galerie ou prendre une photo en direct. Limite : 5 photos par champ.

  Cliquez sur « Modifier » pour valider. Le champ est mis à jour sur le canevas.

Pages

Pour les formulaires longs, utilisez la pagination :

• Ajouter une page (bouton bleu en bas à droite) : crée une nouvelle page vide. Naviguez entre les pages avec les flèches ‹ et › de chaque côté du numéro courant.
• Supprimer la page (bouton rouge en bas à gauche) : supprime la page courante et tous ses champs. Une page seule (la page 1) ne peut pas être supprimée.

Courriels destinataires

Le champ Courriels dans le bandeau d'en-tête fonctionne comme dans la modale de création : saisissez une adresse, appuyez sur Entrée. Toutes les soumissions du formulaire sont envoyées à cette liste.

Chaque destinataire reçoit un courriel de HBscan <noreply@hbscan.ca> dont l'objet donne le type, le numéro, l'immeuble et le local (« Demande de service nº 1042 — immeuble, local »). Il contient l'emplacement, le nom du formulaire, la date, le rapport complet en PDF joint et le bouton « Consulter la demande dans HBscan ».

Immeubles associés

Le champ Immeubles affiche un sélecteur déroulant. Chaque immeuble associé apparaît sous forme de chip sous le sélecteur, avec un interrupteur individuel pour activer/désactiver le formulaire sur cet immeuble précis.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer (icône disquette en bas à droite de la barre d'outils) pour appliquer les changements.

Vous pouvez activer/désactiver un formulaire sans ouvrir l'éditeur depuis la liste des formulaires (étape 1) :

• L'interrupteur bleu à droite de chaque ligne bascule le statut uniquement pour l'immeuble actuellement sélectionné dans le menu déroulant en haut.
• L'icône corbeille rouge supprime le formulaire. Une confirmation s'affiche : la suppression retire le formulaire de tous les immeubles associés, dans toutes les langues du même groupe.

Pour la première utilisation, vérifiez l'expérience occupant en scannant le QR code de l'écran Service+ avec votre propre téléphone une fois le formulaire activé : assurez-vous que les champs apparaissent dans le bon ordre, les libellés sont clairs et la soumission fonctionne.