Communication aux occupants après l'installation
Informer les occupants après l'installation des écrans Service+ : courriels types FR/EN, affichage dans le hall, bonnes pratiques pour maximiser l'utilisation et la qualité des retours.
Introduction
Une fois les écrans Service+ installés et configurés dans un immeuble, l'étape suivante consiste à informer les occupants. C'est cette communication qui détermine, dans les premières semaines, le taux d'adoption des écrans, le volume de commentaires reçus et la perception générale de la qualité des services.
Cette page rassemble les étapes recommandées, les documents à partager et des modèles de courriels bilingues prêts à envoyer.
Les écrans n'ont d'utilité réelle que si les occupants les remarquent, comprennent leur fonction et savent que leur opinion a un impact direct. La communication est aussi importante que l'installation elle-même.
Objectifs de la communication
Bien informer les occupants après l'installation permet de :
- Maximiser l'utilisation des écrans et du QR code de demande de service ;
- Encourager les commentaires en temps réel plutôt qu'a posteriori ;
- Améliorer la perception de la qualité des services rendus dans l'immeuble ;
- Créer un sentiment de transparence sur les opérations d'entretien ;
- Accélérer la boucle d'amélioration continue entre occupants, équipes et gestion.
Étapes recommandées
Informer rapidement les occupants
Dans les jours suivant l'installation, prévoyez trois canaux de communication complémentaires :
- un courriel officiel envoyé à l'ensemble des occupants (modèles FR / EN proposés plus bas) ;
- une bannière ou un visuel imprimé dans le hall d'entrée et les zones de passage ;
- une mention dans les communications internes habituelles (infolettre, écran d'affichage, babillard).
Ne vous limitez pas à un seul canal. La répétition du message — courriel + affichage — augmente significativement le taux de remarque et d'utilisation des écrans.
Expliquer clairement la valeur
Le message doit répondre, en quelques lignes, à trois questions que les occupants se posent :
- Pourquoi les écrans ont-ils été installés ?
- Qu'est-ce qu'ils peuvent faire avec ces écrans ?
- Comment donner leur avis ?
Le message clé à transmettre est simple :
« Votre opinion est importante et a un impact direct sur la qualité des services rendus dans votre immeuble. »
Évitez le jargon technique (NFC, e-ink, MAC). Les occupants n'ont pas besoin de comprendre la technologie — seulement la valeur qu'elle leur apporte.
Encourager l'utilisation
Pour transformer la curiosité initiale en utilisation régulière :
- Mettez en évidence le QR code dans la communication écrite et le visuel du hall ;
- Invitez explicitement à donner du feedback (ne supposez pas que c'est évident) ;
- Rassurez sur la simplicité : aucun téléchargement d'application, aucun compte à créer, le formulaire s'ouvre directement dans le navigateur du téléphone.
Le QR code affiché sur l'écran Service+ ouvre le formulaire de demande de service que vous avez configuré depuis le portail HBscan Web (voir le guide Créer un formulaire de demande de service).
Documents à partager
ValkarTech fournit deux supports prêts à l'emploi pour appuyer la communication. Les fichiers PDF sont téléchargeables directement ci-dessous.
Présentation du service (one-pager)
Document d'une page à joindre au courriel envoyé aux occupants. Il explique :
- le fonctionnement des écrans Service+ ;
- l'importance des commentaires en temps réel ;
- les bénéfices concrets pour les occupants ;
- l'utilisation du QR code.
Bannière / affichage hall d'entrée
Visuel grand format à installer dans les zones communes (hall principal, ascenseurs, zones de passage). Il sert à :
- attirer l'attention rapidement ;
- expliquer le service en quelques secondes ;
- encourager l'interaction avec l'écran et le QR code.
Les clients peuvent demander à ValkarTech une bannière personnalisée à leur image — adaptée à leur immeuble, en version bilingue FR / EN au besoin. Contactez votre représentant pour la faire produire.
Exemples de courriels aux occupants
Les deux versions ci-dessous peuvent être copiées telles quelles avec le bouton Copier, ou
ajustées au ton de votre organisation. Remplacez [Nom de l'immeuble / gestionnaire] par votre
signature avant l'envoi.
Version française
Bonjour,
Dans un effort constant d'améliorer la qualité de service dans votre immeuble, nous avons récemment installé des écrans Service+ dans certaines zones communes.
Ces écrans permettent :
- d'afficher les heures de passage des équipes d'entretien ;
- d'assurer une meilleure transparence des opérations ;
- et surtout, de vous permettre de nous faire part de vos commentaires en temps réel.
Votre opinion est importante.
Nous vous invitons à utiliser le code QR affiché sur les écrans afin de nous transmettre vos suggestions ou signaler toute situation nécessitant une attention particulière.
Grâce à votre collaboration, nous pouvons continuer à améliorer le confort et la qualité des espaces communs.
Merci de votre participation,
— Nom de l'immeuble / gestionnaire
Version anglaise
Hello,
As part of our ongoing efforts to improve service quality in your building, Service+ screens have recently been installed in selected common areas.
These screens allow you to:
- view maintenance service schedules;
- increase transparency of operations;
- most importantly, provide feedback in real time.
Your opinion matters.
We encourage you to scan the QR code displayed on the screens to share your comments or report any issues.
With your collaboration, we can continue improving the comfort and quality of shared spaces.
Thank you for your participation,
— Building name / management
Bonnes pratiques
- Communiquer avant et après l'installation — un préavis évite l'effet de surprise et prépare les occupants à remarquer les écrans.
- Répéter le message sur plusieurs canaux (courriel + affichage + infolettre) plutôt que de miser sur un seul envoi.
- Mettre l'accent sur la simplicité d'utilisation : un scan, un formulaire, c'est tout.
- Valoriser publiquement les retours des occupants — un commentaire qui mène à une action visible (réparation, ajustement d'horaire) renforce la confiance et incite à recommencer.
Évitez de promettre des délais de réponse précis dans le courriel initial si vous n'êtes pas certain de pouvoir les tenir. Une attente déçue dégrade la perception plus que l'absence de promesse.
Résultat attendu
Une communication efficace après installation se traduit par :
- une adoption rapide des écrans dans les premières semaines ;
- un volume utile de commentaires d'occupants (plutôt que quelques retours isolés) ;
- une amélioration continue mesurable des services rendus ;
- une meilleure satisfaction des occupants, visible dans la qualité et le ton des commentaires reçus.