Poinçonner un local avec HBscan
Dans HBscan 3.2, l'employé scanne la pastille NFC de chaque local pendant son quart : son passage est enregistré, la carte du local affiche les tâches et les périodiques, l'onglet « Planifié » suit sa route et l'icône de commentaire envoie une anomalie au gestionnaire.
Introduction
Une fois votre quart commencé avec la pastille Début/Fin (voir Connexion employé HBscan), vous scannez la pastille NFC de chaque local où vous faites l'entretien : toilettes, bureaux, cuisinettes, salles de conférence. Le scan enregistre votre passage (local, date, heure) et affiche les tâches et les périodiques prévus pour ce local. Si le local a un écran Service+, le même scan le met à jour (voir Mettre à jour l'écran Service+).
Cette page décrit le scan d'un local dans HBscan 3.2, la lecture de la carte du local, le suivi de votre route et l'envoi d'une anomalie à votre gestionnaire.
Conditions préalables
- L'application HBscan 3.2 ou plus récente. Voir les exigences système.
- Votre quart commencé : la pastille Début/Fin scannée à votre arrivée. C'est ce scan qui charge les locaux de votre lieu de travail, leurs tâches et leurs périodiques.
- Le NFC activé (toujours actif sur iPhone, à activer dans les réglages sur Android).
- Des pastilles programmées par votre gestionnaire, une ou plusieurs par local (voir Créer un local et programmer sa puce NFC).
Le scan d'un local ne demande pas de connexion Internet. Sans réseau, HBscan garde le passage sur le téléphone et l'envoie dès que la connexion revient.
Scanner un local
Scanner la pastille du local
Sur la page Accueil, le geste dépend du téléphone :
- iPhone : appuyez sur le bouton bleu « Appuyez ici pour scanner l'autocollant ». La fenêtre « Prêt à détecter » s'ouvre. Approchez le haut du dos du téléphone à environ un centimètre de la pastille.
- Android : il n'y a pas de bouton. Tant que la page Accueil est affichée, le téléphone lit la pastille dès que vous en approchez son dos (la zone NFC est le plus souvent au centre). Sur les onglets Tickets, Chat ou Déconnexion, il ne lit pas les pastilles de local.
La pastille d'un local est collée près de l'entrée ou sur un mur visible. Par défaut, c'est un disque bleu au logo HBscan, mais votre employeur peut utiliser un autre visuel.
Le passage s'ajoute en tête de l'« Historique des passages », dans l'onglet « Temps réel ». Si l'onglet « Planifié » est ouvert, appuyez sur « Temps réel » pour voir l'historique.
Lire la carte du local
La carte du local que vous venez de scanner s'ouvre d'elle-même en tête de l'historique. Elle montre le code de la pastille, le nom du local dans l'étiquette noire et l'heure du passage dans l'étiquette verte. À droite, une icône indique l'état de l'envoi :
- : le passage est enregistré sur le serveur ;
- : le passage attend d'être envoyé, par exemple parce que vous êtes hors ligne ;
- : le serveur a refusé le passage (voir les erreurs plus bas).
Sous l'en-tête, la carte affiche deux sections :
- « Tâches » : les tâches du profil d'entretien du local, en ordre alphabétique. Faites-les avant de quitter le local.
- « Périodiques » : les tâches qui ne reviennent pas à chaque passage, par exemple laver les vitres une fois par mois. Elles sont classées sous « À reprendre » (en rouge, refusées par le gestionnaire), « En retard » et « Planifié » (à faire dans le mois qui vient). Seules les rubriques qui contiennent un périodique s'affichent. Pour confirmer un périodique, voir Confirmer un périodique avec HBscan.
Si le profil n'a aucune tâche ou si aucun périodique n'est prévu, la carte affiche « Il n'y a pas de tâche » ou « Il n'y a pas de périodique ». C'est normal pour un corridor ou un escalier.
Deux informations peuvent s'ajouter en haut de la carte :
- une consigne propre au local, si votre gestionnaire en a saisi une (par exemple « Deux distributeurs de savon à remplir ») ;
- l'étiquette rouge « N'oubliez pas d'armer l'alarme », si le local a un code d'alarme. Au scan, HBscan affiche aussi ce code dans une fenêtre « Avertissement ». Appuyez sur l'étiquette pour revoir le code.
L'icône ronde à gauche d'une carte l'ouvre ou la referme. Ouvrir une carte referme celle qui était ouverte.
Suivre votre route dans l'onglet « Planifié »
Si votre gestionnaire vous a assigné des routes, l'onglet « Planifié » vous montre les locaux à faire, dans l'ordre prévu.
- Appuyez sur « Planifié ». La première fois, la liste « Choisir une route » s'affiche. Les routes y sont regroupées sous « Maintenant » (leur plage horaire est en cours), « Hors horaire » et « Sans horaire ». Si vous n'avez aucune route, vous lisez « Aucune route assignée. »
- Appuyez sur votre route. La page indique la « PROGRESSION GLOBALE » en pourcentage, le nombre de locaux « PRÉVUS », « COMPLÉTÉS » et « RESTANTS », puis la « Liste des locaux » dans l'ordre. Le prochain local à faire porte la mention « PROCHAIN ».
- Scannez les locaux comme d'habitude. Un local est coché dès que vous avez scanné une de ses pastilles pendant votre quart.
Pour prendre une autre route, appuyez sur « Changer de route ». Tant qu'une route est choisie, un local scanné en dehors de cette route porte la mention orange « HORS ROUTE » dans l'onglet « Temps réel ». Le passage est enregistré quand même.
Signaler une anomalie
Un distributeur arraché, une fuite, un équipement brisé ou des fournitures manquantes : vous pouvez envoyer un commentaire et des photos à votre gestionnaire depuis la carte du local.
Ouvrir la page Commentaires / Anomalies
Sur la carte du local, appuyez sur l'icône bleue . Elle est présente sur les cartes de local, même quand le passage attend encore d'être envoyé, mais pas sur la carte Début/Fin ni sur une carte refusée .
La page « Commentaires / Anomalies » s'ouvre. Son texte d'introduction rappelle que vous pouvez joindre jusqu'à cinq photos et que tout part directement à votre gestionnaire.
Décrire le problème et joindre des photos
Dans le champ « Entrez votre commentaire », décrivez le problème en quelques mots (350 caractères au plus), par exemple : « Distributeur de savon arraché du mur, à remplacer. »
Appuyez sur l'encadré « Prendre une photo » pour ouvrir la caméra. Vous pouvez joindre jusqu'à cinq photos. Chaque photo s'ajoute sous l'encadré : appuyez sur sa vignette pour l'agrandir, ou sur la croix à droite pour la retirer.
Dites où se trouve le problème et ce qui ne va pas, puis ajoutez une photo. Votre gestionnaire pourra juger de l'urgence sans se déplacer.
Envoyer
Le bouton « Envoyer » devient bleu dès que vous avez écrit un commentaire ou pris une photo. Appuyez dessus : HBscan revient à la page d'accueil et l'icône de la carte change.
- : l'envoi est en cours ou attend le retour du réseau ;
- : votre gestionnaire a reçu le commentaire ;
- : l'envoi a échoué. Prévenez votre gestionnaire.
Le gestionnaire reçoit votre commentaire et vos photos avec le nom du local, l'heure du passage et votre nom. Un seul commentaire peut être envoyé par passage : pour en ajouter un autre, scannez le local de nouveau.
Travailler hors ligne
Une fois votre quart commencé, HBscan fonctionne sans réseau :
- à la perte du réseau, HBscan affiche « Vous êtes hors ligne » et « Pas d'inquiétude — vous pouvez continuer à travailler et scanner. » ;
- vos passages, vos commentaires et vos confirmations de périodiques restent sur le téléphone ;
- au retour du réseau, HBscan affiche « De retour en ligne » et envoie tout ce qui attendait.
Tant qu'une carte affiche , le passage n'est pas encore sur le serveur. Ce n'est pas grave en cours de quart : la déconnexion, qui demande Internet, envoie tout ce qui reste avant de fermer le quart.
Erreurs fréquentes pendant le scan d'un local
La carte affiche « Local inexistant »
Ce qui s'affiche : une carte nommée « Local inexistant » avec l'icône . Pendant l'envoi, elle s'appelle « En attente ».
Pourquoi : la pastille n'appartient à aucun local de votre lieu de travail. Elle n'a jamais été programmée, son local a été supprimé, ou elle appartient à un autre client.
Que faire : signalez la pastille à votre gestionnaire en précisant où elle se trouve. La marche à suivre de son côté est dans Créer un local et programmer sa puce NFC.
« Scan invalide » sur la pastille Début/Fin
Ce qui s'affiche : « Scan invalide », avec le message « Ceci est un collant de début/fin. Veuillez scanner un autre collant ou appuyer sur la déconnexion pour quitter. »
Pourquoi : la page Accueil n'attend que des pastilles de local. La pastille Début/Fin ne ferme votre quart que depuis l'onglet Déconnexion.
Que faire : appuyez sur « J'ai compris ». Pour finir votre quart, ouvrez l'onglet « Déconnexion » (voir Connexion employé HBscan).
« Vous n'avez pas débuté votre journée »
Ce qui s'affiche : « Vous n'avez pas débuté votre journée », avec le message « Déconnectez-vous ensuite reconnectez-vous EN POINÇONNANT votre entrée ».
Pourquoi : le téléphone n'a pas les données de votre quart. Pour HBscan, votre entrée n'a pas été poinçonnée et il ne connaît pas les locaux de votre lieu de travail.
Que faire : fermez complètement l'application, puis rouvrez-la. HBscan revient à la page « Bonjour » : scannez la pastille Début/Fin pour commencer votre quart. Si le message revient, prévenez votre gestionnaire.
HBscan ouvre la page de déconnexion au lieu d'enregistrer le local
Ce qui s'affiche : au scan d'un local, HBscan n'enregistre pas le passage. Il passe à la page de déconnexion, ferme votre quart et vous déconnecte.
Pourquoi : votre dernier scan date de plus longtemps que le délai d'inactivité fixé par votre employeur (trois heures par défaut). HBscan considère que vous avez oublié de vous déconnecter. L'heure de sortie enregistrée est celle de ce scan.
Que faire : reconnectez-vous et scannez la pastille Début/Fin pour commencer un nouveau quart. Si l'heure de sortie ne correspond pas à votre départ réel, prévenez votre gestionnaire.
FAQ dépannage
Qui contacter
- Votre gestionnaire pour une pastille non programmée, une tâche ou une route erronée, ou le suivi d'une anomalie envoyée.
- Le soutien ValkarTech pour un problème de l'application (NFC non détecté, scan qui n'aboutit pas, fermeture inattendue). Préparez votre code de compagnie, votre code utilisateur et le modèle de votre téléphone.
- Site : www.valkartech.com