Confirmer un périodique avec HBscan
Dans HBscan 3.2, l'employé confirme un périodique depuis la carte du local qu'il vient de scanner : il l'ouvre sous « À reprendre », « En retard » ou « Planifié », ajoute au besoin un commentaire et des photos, puis l'envoie au gestionnaire, qui le valide ou le refuse.
Introduction
Les périodiques sont les tâches d'entretien qui ne reviennent pas à chaque passage : aspirer les grilles de ventilation une fois par mois, laver les vitres chaque trimestre, détartrer la robinetterie deux fois par an. Votre gestionnaire les planifie dans le portail HBscan Web, et HBscan les affiche sur la carte du local quand vous le scannez.
Confirmer un périodique, c'est dire à votre gestionnaire que vous l'avez fait. Il vérifie ensuite et le valide ou le refuse. Cette page décrit la confirmation dans HBscan 3.2.
Un périodique confirmé passe au statut « À vérifier » et disparaît de la carte du local. S'il est validé, il ne revient qu'à sa prochaine date prévue. S'il est refusé, il revient sous « À reprendre », en rouge, au début de votre prochain quart.
Conditions préalables
- L'application HBscan 3.2 ou plus récente. Voir les exigences système.
- Votre quart commencé avec la pastille Début/Fin (voir Connexion employé HBscan). C'est ce scan qui charge les périodiques de votre lieu de travail.
- Le local scanné pendant le quart (voir Poinçonner un local avec HBscan).
- Au moins un périodique prévu pour ce local.
Une connexion Internet n'est pas nécessaire : sans réseau, HBscan garde la confirmation et l'envoie au retour du réseau.
Confirmer un périodique
Trouver le périodique sur la carte du local
Après le scan, la carte du local s'ouvre en tête de l'historique. Sous « Tâches », la section « Périodiques » regroupe les périodiques en trois rubriques :
- « À reprendre » : les périodiques que votre gestionnaire a refusés. Ils sont écrits en rouge et passent en premier ;
- « En retard » : les périodiques dont la date prévue est passée ;
- « Planifié » : les périodiques prévus d'aujourd'hui à dans un mois.
Seules les rubriques qui contiennent un périodique s'affichent. Chaque ligne donne le nom de la tâche et, entre parenthèses, sa date prévue. Si le local n'a aucun périodique à faire, la section affiche « Il n'y a pas de périodique ».
Les périodiques prévus à plus d'un mois n'apparaissent pas encore. Ils s'afficheront à mesure que leur date approche.
Ouvrir la fenêtre de validation
Appuyez sur la ligne du périodique que vous venez de faire. La fenêtre « Valider la périodique » s'ouvre et affiche :
- « Nom de la tâche » : le libellé défini par votre gestionnaire ;
- « Date planifiée » : la date prévue du périodique ;
- un champ « Ajouter un commentaire (optionnel) », jusqu'à 2 000 caractères, avec le compteur sous le champ ;
- « Photos » : l'encadré ouvre la caméra. Vous pouvez prendre une photo ou en choisir dans la galerie du téléphone, et en joindre plusieurs. La croix sur une vignette retire la photo.
Le commentaire et les photos sont facultatifs. Pour un périodique déjà refusé une fois, sous « À reprendre », ajoutez une photo ou une phrase qui explique ce qui a été corrigé : votre gestionnaire le validera plus facilement.
Envoyer pour validation
Appuyez sur le bouton bleu « Valider la périodique ». La fenêtre se ferme et le message « Succès », « La tâche a été soumise avec succès pour validation », s'affiche en haut de l'écran.
Le périodique quitte aussitôt la carte du local : il attend la décision de votre gestionnaire.
Pour fermer la fenêtre sans rien envoyer, appuyez sur « Annuler » ou sur la croix en haut à droite. Le commentaire et les photos saisis sont alors effacés, et le périodique reste à faire.
Confirmer hors ligne
Vous pouvez confirmer un périodique sans réseau. HBscan garde la confirmation, avec son commentaire et ses photos, et le périodique quitte la carte comme si l'envoi avait réussi :
- au lieu de « Succès », HBscan affiche « Vous êtes actuellement hors ligne. » et « Vos données seront synchronisées une fois que vous serez de nouveau en ligne. » ;
- au retour du réseau, HBscan envoie les confirmations en attente, puis affiche « Synchronisation terminée » avec le nombre de périodiques envoyés ;
- à la déconnexion, HBscan envoie aussi ce qui attend encore avant de fermer votre quart.
HBscan procède de la même façon quand le serveur ne répond pas alors que le réseau est présent : la confirmation attend et repart plus tard.
Tant qu'une confirmation n'est pas envoyée, votre gestionnaire ne la voit pas dans le portail. Pour qu'il la reçoive le jour même, poinçonnez votre sortie avec une connexion Internet.
Erreurs et cas particuliers
« Tâche supprimée »
Ce qui s'affiche : « Tâche supprimée », avec le message « Cette tâche a été supprimée par votre gestionnaire et a été retirée de votre liste. » Si la confirmation attendait le réseau, le message est « Tâches supprimées », suivi du nombre de tâches retirées.
Pourquoi : votre gestionnaire a supprimé ce périodique dans le portail après le début de votre quart.
Que faire : rien. HBscan retire le périodique de la carte. Si vous pensez que c'est une erreur, parlez-en à votre gestionnaire.
« Tâches non envoyées »
Ce qui s'affiche : « Tâches non envoyées », avec le nombre de tâches qui « n'ont pas pu être envoyées et sont de nouveau à faire ».
Pourquoi : le serveur a refusé la confirmation plusieurs fois de suite. HBscan cesse de réessayer et remet le périodique sur la carte du local.
Que faire : scannez de nouveau le local et confirmez le périodique une deuxième fois. Si le message revient, communiquez avec le soutien ValkarTech.
Un périodique déjà fait est encore sur la carte
Ce qui s'affiche : un périodique qu'un collègue a confirmé, ou que votre gestionnaire a validé, figure encore sur la carte du local.
Pourquoi : HBscan charge la liste des périodiques au poinçon d'entrée. Les changements faits par d'autres pendant votre quart n'arrivent sur votre téléphone qu'au quart suivant.
Que faire : ne le confirmez pas une deuxième fois. Au besoin, vérifiez avec votre gestionnaire.
FAQ dépannage
Qui contacter
- Votre gestionnaire pour un périodique manquant, en double ou mal planifié, un refus à expliquer ou le suivi d'une confirmation envoyée.
- Le soutien ValkarTech pour un problème de l'application (fenêtre qui ne s'ouvre pas, photos qui ne s'ajoutent pas, message « Tâches non envoyées » répété). Préparez votre code de compagnie, votre code utilisateur et le modèle de votre téléphone.
- Site : www.valkartech.com