Connexion employé HBscan
Dans HBscan 3.2, l'employé se connecte avec son code de compagnie et son code utilisateur, commence son quart en scannant la pastille Début/Fin, puis le termine depuis l'onglet Déconnexion en scannant la même pastille.
Introduction
Dans l'application mobile HBscan, un employé commence sa journée en deux temps. Il se connecte d'abord avec deux codes fournis par son gestionnaire : le code de compagnie et son code utilisateur. Il poinçonne ensuite son entrée en scannant la pastille NFC Début/Fin de son lieu de travail. Ce scan ouvre le quart et charge les données de la journée : locaux, tâches, périodiques, routes et écrans Service+.
À la fin de la journée, l'employé ouvre l'onglet « Déconnexion » et scanne la même pastille pour poinçonner sa sortie. Tant que cette sortie n'est pas faite, son quart reste ouvert. Cette page décrit ces étapes dans HBscan 3.2, sur iPhone et sur Android.
Votre code de compagnie et votre code utilisateur vous sont remis par votre gestionnaire. Demandez-les avant votre premier quart.
Conditions préalables
- L'application HBscan 3.2 ou plus récente, installée depuis l'App Store ou Google Play. Voir les exigences système.
- Le NFC activé (toujours actif sur iPhone, à activer dans les réglages sur Android).
- Une connexion Internet pour vous connecter, poinçonner votre entrée et poinçonner votre sortie. Entre les deux, vous pouvez travailler hors ligne.
- Vos deux codes : le code de compagnie (deux lettres et deux chiffres, par exemple
VT92) et votre code utilisateur de six chiffres. - Une pastille Début/Fin installée sur votre lieu de travail, souvent à l'entrée ou au local de service. C'est votre gestionnaire qui la programme (voir Programmer une puce Début/Fin).
Se connecter et commencer le quart
Saisir le code de compagnie
Ouvrez HBscan. La page « Bienvenue » affiche une progression en deux étapes et le message « Veuillez saisir votre code de compagnie. »
Saisissez les quatre caractères : deux lettres, puis deux chiffres. Les lettres passent en majuscules d'elles-mêmes, et chaque case n'accepte que le bon type de caractère. L'icône d'information à droite des cases rappelle le format. Appuyez ensuite sur « Suivant », qui reste grisé tant que les quatre cases ne sont pas remplies.
Le code de compagnie identifie votre employeur. Tous vos collègues utilisent le même. Le sélecteur de langue, en haut à droite, change la langue de l'application.
Saisir le code utilisateur
La deuxième étape affiche « Veuillez saisir votre code d'utilisateur. » Saisissez vos six chiffres, puis appuyez sur « Se connecter ». Ce code est personnel : c'est lui qui attribue vos passages à votre nom dans les rapports.
Si « Code d'utilisateur ou de compagnie incorrect. » s'affiche sous les cases, vérifiez les deux codes. La flèche à gauche de la progression ramène au code de compagnie. Si les codes sont bons, demandez à votre gestionnaire de vérifier que votre compte est actif. Sans réseau, HBscan affiche plutôt « Aucune connexion internet ».
Le bouton « Espace gestionnaire », en bas de la page, sert aux gestionnaires. Les employés n'en ont pas besoin.
Scanner la pastille Début/Fin
La page suivante affiche « Bonjour » suivi de votre nom, et le message « Scannez l'autocollant pour débuter votre quart de travail. » Vous êtes connecté, mais votre quart n'est pas encore commencé.
- iPhone : appuyez sur « Je suis prêt à scanner », puis approchez le haut du dos du téléphone à environ un centimètre de la pastille Début/Fin.
- Android : il n'y a pas de bouton. Approchez simplement le dos du téléphone de la pastille (la zone NFC est le plus souvent au centre).
HBscan affiche alors « Synchronisation des données » pendant qu'il charge votre journée : les locaux du contrat, leurs consignes et codes d'alarme, les tâches, les périodiques, vos routes, les écrans Service+ et les formulaires. Le chargement prend quelques secondes et se termine par « Tout est prêt ! Bon début de quart ! »
Si votre employeur exige une photo au poinçon, la caméra avant s'ouvre ensuite. Prenez la photo, puis appuyez sur « Utiliser », ou sur « Reprendre » pour recommencer.
Arriver sur la page Accueil
HBscan ouvre la page Accueil, sur l'onglet « Temps réel ». La carte Début/Fin de votre poinçon est la première de l'« Historique des passages ». C'est depuis cette page que vous scannez les locaux pendant le quart (voir Poinçonner un local avec HBscan).
La barre du bas donne accès à quatre onglets : Accueil, Tickets (les tickets qui vous sont assignés), Chat et Déconnexion. Le bouton SOS, en haut à droite, sert en cas de danger (alerte d'urgence à votre superviseur) ou d'accident de travail (formulaire de déclaration).
Terminer le quart
Ouvrir l'onglet Déconnexion
À la fin de votre journée, appuyez sur « Déconnexion » dans la barre du bas. La page affiche votre nom et le rappel « N'oubliez pas de scanner l'autocollant de début/fin avant de partir. »
Scanner la pastille Début/Fin
Le geste dépend du téléphone :
- iPhone : appuyez sur « Appuyez ici pour poinçonner votre sortie », puis approchez le téléphone de la pastille Début/Fin.
- Android : approchez directement le téléphone de la pastille.
Utilisez la pastille Début/Fin de votre lieu de travail : celle du matin ou une autre pastille Début/Fin du même contrat. Si votre employeur exige une photo, la caméra avant s'ouvre de nouveau.
Attendre la fin de l'envoi
HBscan envoie ce qui attendait encore sur le téléphone (passages, commentaires, confirmations de périodiques), puis enregistre votre sortie. Les messages défilent sous « Synchronisation des données » jusqu'à « Déconnexion réussie. Vous serez redirigé vers la page d'accueil ! » HBscan revient ensuite à la page de connexion.
La sortie demande une connexion Internet. Sans réseau, HBscan affiche « Aucune connexion internet » en ouvrant l'onglet. Rapprochez-vous d'une zone couverte avant de scanner la pastille. Si une mise à jour obligatoire de l'application est offerte à ce moment, HBscan l'installe d'abord ; une fois l'application redémarrée, scannez de nouveau la pastille Début/Fin.
Si vous oubliez de poinçonner votre sortie
Tant que la sortie n'est pas scannée, votre quart reste ouvert et vos heures dans le rapport du gestionnaire sont fausses. HBscan referme lui-même un quart oublié après un délai sans scan fixé par votre employeur (trois heures par défaut) :
- si vous rouvrez l'application après ce délai, HBscan enregistre une sortie une minute après votre dernier scan, puis vous ramène à la page « Bonjour » pour commencer un nouveau quart ;
- si l'application était restée ouverte et que vous scannez un local après ce délai, HBscan ferme votre quart à l'heure de ce scan et vous déconnecte.
Dans les deux cas, l'heure de sortie ne correspond pas à votre départ réel. Pour des heures justes, scannez toujours la pastille Début/Fin dans l'onglet « Déconnexion » avant de partir.
Erreurs fréquentes avec la pastille Début/Fin
Ces trois erreurs viennent du même réflexe : présenter la mauvaise pastille au mauvais moment.
Scanner un local sur la page « Bonjour »
Ce que vous faites : vous venez de saisir vos codes et vous scannez la pastille d'un local au lieu de la pastille Début/Fin.
Ce qui s'affiche : « Scan invalide », avec le message « Veuillez vous assurer de scanner un collant de début/fin. »
Pourquoi : à cette étape, HBscan attend la pastille Début/Fin, qui lui indique votre lieu de travail. Une pastille de local ne peut pas ouvrir un quart.
Que faire : appuyez sur « J'ai compris », puis scannez la pastille Début/Fin. Si le même message s'affiche avec la pastille Début/Fin, elle n'est associée à aucun contrat : prévenez votre gestionnaire.
Scanner la pastille Début/Fin sur la page Accueil
Ce que vous faites : votre quart est commencé, vous êtes sur la page Accueil et vous scannez la pastille Début/Fin pour partir.
Ce qui s'affiche : « Scan invalide », avec le message « Ceci est un collant de début/fin. Veuillez scanner un autre collant ou appuyer sur la déconnexion pour quitter. »
Pourquoi : la page Accueil n'attend que des pastilles de local. La pastille Début/Fin ne ferme le quart que depuis l'onglet Déconnexion.
Que faire : appuyez sur « J'ai compris », ouvrez l'onglet « Déconnexion », puis scannez la pastille Début/Fin.
Scanner un local sur la page Déconnexion
Ce que vous faites : vous avez ouvert l'onglet « Déconnexion » et vous scannez la pastille d'un local.
Ce qui s'affiche : « Scan invalide », avec le message « Veuillez vous assurer de scanner un collant de début/fin. » Le même message s'affiche si vous scannez la pastille Début/Fin d'un autre contrat.
Pourquoi : la page de déconnexion n'accepte que les pastilles Début/Fin de votre contrat.
Que faire : appuyez sur « J'ai compris », puis scannez la pastille Début/Fin de votre lieu de travail.
Distinguer la pastille Début/Fin d'une pastille de local
Les deux pastilles peuvent se ressembler. La différence tient à leur programmation :
- la pastille Début/Fin est associée au contrat de votre lieu de travail. Il y en a une ou quelques-unes par site, souvent près de l'entrée ou du local de service ;
- une pastille de local est associée à un local précis (toilettes, bureau, cuisinette). Il y en a des dizaines, parfois des centaines, selon la taille de l'immeuble.
En cas de doute, demandez à votre gestionnaire où se trouve la pastille Début/Fin de votre site.
FAQ dépannage
Qui contacter
- Votre gestionnaire pour vos codes, l'activation de votre compte, une pastille introuvable ou des heures à corriger.
- Le soutien ValkarTech pour un problème de l'application (fermeture inattendue, NFC non reconnu, chargement bloqué). Préparez votre code de compagnie, votre code utilisateur et le modèle de votre téléphone.
- Site : www.valkartech.com