Gérer les contacts affichés sur le kiosque
Ajouter, modifier et retirer les contacts de l'immeuble que le kiosque HBpunch affiche dans son onglet « Contact » : onglet « Contacts » du portail HBscan Web, formulaire (Nom, Contrats, Poste en trois langues, Courriel, Téléphone) et règles d'affichage.
Introduction
L'onglet « Contact » du kiosque HBpunch affiche, à côté des numéros d'urgence, les contacts de l'immeuble : superviseur, ressources humaines, répartition, etc. Ces contacts se gèrent dans le portail HBscan Web (app2.hbscan.ca), sous Paramètres › Utilisateurs et rôles, onglet Contacts. Un contact est rattaché à un ou plusieurs contrats : il apparaît sur le kiosque de chacun d'eux.
Ce que voient les employés est décrit dans Contacts et numéros d'urgence sur le kiosque.
Les trois numéros d'urgence (911, Centre Antipoison, Info-Suicide) font partie de l'application et ne se modifient pas depuis le portail.
Conditions préalables
- Un compte HBscan Web avec la permission de gérer les contacts.
- Le ou les contrats concernés existent déjà (voir Configurer un contrat pour HBpunch).
Consulter la liste
Ouvrir l'onglet « Contacts »
Dans la barre latérale, ouvrez Paramètres › Utilisateurs et rôles, puis l'onglet Contacts. La table liste tous les contacts de votre société avec leur Nom, leur Poste, leur Courriel et leur Téléphone. L'icône d'exportation ouvre un menu qui produit la liste en Excel ou en PDF.
Ajouter un contact
Ouvrir le formulaire
Cliquez sur l'icône d'ajout en haut à droite de la table. Le formulaire comporte les champs suivants; ceux marqués d'un astérisque sont obligatoires.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| « Nom » * | Nom de la personne ou du service, tel qu'il s'affichera sur la carte du kiosque. |
| « Contrats » * | Un ou plusieurs contrats : le contact apparaît sur le kiosque de chacun. |
| « Poste (Français) » * | Fonction affichée sous le nom quand le kiosque est en français. |
| « Poste (Anglais) » | Même chose en anglais; à défaut, le kiosque affiche la version française. |
| « Poste (Espagnol) » | Même chose en espagnol; à défaut, le kiosque affiche la version française. |
| « Courriel » | Adresse affichée sur la carte; doit avoir un format valide. |
| « Téléphone » | Numéro affiché sur la carte; doit avoir un format valide. |
Enregistrer
Cliquez sur « Ajouter un contact ». L'icône reste grisée tant que le nom, au moins un contrat et le poste en français ne sont pas remplis, ou qu'un courriel ou un téléphone est mal formé. Le message « L'ajout du contact a échoué. Veuillez vérifier les informations saisies. » signale un refus du serveur : vérifiez les champs et réessayez.
Renseignez au moins un moyen de joindre le contact (courriel ou téléphone) : une carte sans coordonnées n'aide personne devant le kiosque.
Modifier ou retirer un contact
- Pour modifier, cliquez sur la ligne du contact dans la table : le même formulaire s'ouvre, pré-rempli. Cliquez sur « Sauvegarder le contact » après vos changements.
- Pour retirer un contact d'un kiosque sans le supprimer, décochez le contrat correspondant dans « Contrats ».
Délai d'affichage sur le kiosque
Le kiosque recharge ses données toutes les 15 minutes et à chaque redémarrage. Un contact ajouté ou modifié apparaît donc dans ce délai; sans réseau, le kiosque conserve la dernière liste reçue (voir Pointer sans réseau).