Création d'un nouvel utilisateur

Depuis le tableau de bord du portail, ouvrez la table Utilisateurs (icône table dans la barre latérale gauche). La liste des utilisateurs déjà créés s'affiche avec leurs colonnes Code, Prénom, Nom, Courriel, Rôle, Statut, Dernière Connexion et Balises.

Le panneau de filtres à gauche permet d'afficher ou de masquer les colonnes et de filtrer la liste par statut (Actif, Inactif) ou par balise.

Cliquez sur le bouton « + » au-dessus de la table pour ouvrir le formulaire d'ajout. Le portail bascule sur la page « Ajouter un utilisateur » avec le bouton « ← » (retour) en haut à gauche pour revenir à la liste sans enregistrer.

Le champ « Code » est l'identifiant unique de l'utilisateur dans votre société. Il sert à l'employé pour se connecter à l'application mobile HBscan.

Deux options :

• Cliquez sur « Générer un code » pour qu'HBscan en propose un automatiquement (recommandé). Le bouton se réactive après un court délai (10 s) pour éviter les générations en rafale.
• Saisissez les 6 chiffres manuellement. Le code doit être unique dans votre société — un code déjà utilisé sera refusé à l'enregistrement.

L'icône information à côté du libellé rappelle ce comportement dans une infobulle.

Le champ « Rôle » définit ce que la personne pourra faire et change la suite du formulaire. Sélectionnez le rôle dans la liste déroulante. Les rôles disponibles sont hérités du rôle de la personne qui crée le compte (vous ne pouvez pas créer un compte avec plus de droits que les vôtres).

Deux familles de rôles :

• Rôles de gestionnaire (Administrateur, Gestionnaire, etc.) : la personne se connecte au portail web. Le formulaire affichera ensuite un champ Courriel obligatoire.
• Rôles d'employé (Employé, Client, etc.) : la personne utilise uniquement l'application mobile HBscan avec son code. Le formulaire affichera plutôt un champ Gestionnaire obligatoire.

Saisissez le Prénom et le Nom dans les deux champs prévus. Les espaces de début et de fin sont automatiquement supprimés. Le nom complet affiché ailleurs dans le portail est reconstruit à partir de ces deux valeurs.

La suite du formulaire dépend du rôle choisi à l'étape 2 :

• Rôle gestionnaire → champ « Courriel » *. Saisissez l'adresse professionnelle. C'est l'identifiant de connexion au portail web. Format courriel valide obligatoire.
• Rôle employé → champ « Gestionnaire » *. Sélectionnez dans la liste le gestionnaire référent de l'employé. Seuls les gestionnaires accessibles à votre rôle apparaissent dans la liste.

Le sélecteur « Clients » * est multi-valeurs : choisissez un ou plusieurs clients auxquels l'utilisateur aura accès. Au moins un client est requis (sauf rôle à accès complet).

Le sélecteur « Contrats » (groupes de propriétés) est facultatif et dépend des clients choisis : seuls les contrats appartenant aux clients sélectionnés apparaissent. Si vous retirez un client, ses contrats disparaissent automatiquement de la sélection.

Les deux derniers champs sont facultatifs :

• ID d'employé Acomba : numéro entier identifiant l'employé dans le logiciel comptable Acomba. Si vous remplissez ce champ, un « Numéro de fonction Acomba » supplémentaire apparaît pour préciser la fonction de l'employé.
• Balises : étiquettes de couleur libres pour catégoriser l'utilisateur (équipe, secteur, formation, etc.). Tapez le nom et appuyez sur Entrée pour créer une balise.

Tant qu'un champ obligatoire n'est pas valide, le bouton « Ajouter un utilisateur » en bas à droite reste désactivé (grisé). Vérifiez en particulier :

• Le Code contient bien 6 chiffres.
• Le Rôle, le Prénom et le Nom sont remplis.
• Le Courriel (rôle gestionnaire) est dans un format valide, ou le Gestionnaire (rôle employé) est sélectionné.
• Au moins un Client est sélectionné (sauf rôle à accès complet).

Lorsque tous les champs requis sont valides, cliquez sur « Ajouter un utilisateur ». Le portail enregistre le compte, vous ramène à la liste et la nouvelle ligne apparaît.